Politika ochrany osobních údajů ve skupině Sev.en

Motto:

„Ochrana osobních údajů všech fyzických osob je součástí firemní kultury ve společnostech skupiny Sev.en a je jedním z hlavních pilířů dlouhodobé strategie skupiny a trvalým závazkem ke všem zainteresovaným stranám.“

Skupina Seve.en považuje za prioritní rozhodnutí vytvořit, dokumentovat, uplatňovat a udržovat systém řízení osobních údajů fyzických osob s cílem plnit na vysoké úrovni požadavky jejich důvěrnosti a ochránit jejich zájmy, práva i svobody.

Veškeré činnosti při zpracování osobních údajů jsou realizovány s přihlédnutím k sociální odpovědnosti založené na důsledné vzájemné prospěšnosti ekonomické i sociální a při důsledném respektování řízení změn, které společnost vnímá jako kontinuální, nikdy nekončící závazek.

Skupina Sev.en deklaruje, že řízení osobních údajů v souladu s právem Evropské unie, zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, a dalšími obecně závaznými právními předpisy, chápe jako dlouhodobý proces s nutností neustálého zlepšování jeho efektivnosti a osobní angažovanosti.

Skupina Sev.en bude poskytovat zdroje pro zajištění vysoké úrovně ochrany osobních údajů a vytvářet podmínky pro neustálé zlepšování systémového řešení.

Pro zajištění uvedených strategických rozhodnutí a deklarací v oblasti ochrany osobních údajů skupina Sev.en vyhlašuje tyto závazné zásady:

• Plnit na vysoké úrovni požadavky legislativních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů.
• Na základě stávajících zkušeností vytvořit, dokumentovat a uplatňovat systém řízení ochrany osobních údajů.
• Systematicky uplatňovat a rozvíjet odpovědný přístup k osobním údajům fyzických osob.
• Firemní kulturu založit na třech klíčových oblastech: komunikaci, řízení procesů a infrastruktuře.
• Zajišťovat a neustále zlepšovat úroveň ochrany osobních údajů a odbornou způsobilost zaměstnanců skupiny pro jejich zpracování.
• Uchovávat osobní údaje výlučně po dobu nezbytně nutnou v souladu s dotčenými právními předpisy.
• Udržovat a rozvíjet vztahy se způsobilými zpracovateli osobních údajů, založené na jasném vymezení účelů a prostředků zpracování a vysoké náročnosti na kvalitu i perspektivu spolupráce.
• Vždy při zpracování osobních údajů dodržovat:
  • zákonnost, korektnost a transparentnost
  • účelová omezení
  • minimalizaci údajů
  • přesnost
  • omezení uložení
  • integritu a důvěrnost
  • odpovědnost
• S přihlédnutím k povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování osobních údajů i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody zavést vhodná a přiměřená technická i organizační opatření tak, aby skupina Sev.en zajistila a doložila, že zpracování osobních údajů je prováděno vždy v souladu s platnými právními předpisy.
• Vytvářet ve skupině Sev.en vědomí závažnosti a důležitosti pochopení a plného přijetí požadavků vytvářeného a etapovitě uplatňovaného systému řízení ochrany osobních údajů.
• Rozpracovávat shora uvedené závazné zásady ochrany osobních údajů do konkrétních a měřitelných cílů ochrany osobních údajů se specifikovanou odpovědností a termíny jejich plnění.
• Přezkoumávat systém ochrany osobních údajů ve skupině Sev.en ve stanovených termínech s cílem jeho stálého zlepšování, aktualizace i zajištění potřebných zdrojů na jeho udržování.

Pro všechny zákazníky a zaměstnance skupiny Sev.en platí zejména tato práva:

• právo na potvrzení, zda jejich osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a pokud ano, pak:
• právo na přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávání osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace,
• právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů,
• právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů,
• právo na opravu v případě, že skupina Sev.en zpracovává neaktuální či nepřesné osobní údaje (např. Změnil jste adresu bydliště? Prosíme, informujte nás) a skupina Seve.en osobní údaje opraví,
• právo na výmaz - v některých zákonem stanovených případech je skupina Sev.en povinna osobní údaje na žádost subjektu údajů vymazat. Každá takováto žádost však podléhá individuálnímu vyhodnocení, přičemž skupina Sev.en může mít povinnost či oprávněný zájem osobní údaje nadále zpracovávat,
• právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů,
• právo na omezení zpracování osobních údajů v souladu s dotčenými právními předpisy,
• právo na přenositelnost osobních údajů v souladu s dotčenými právními předpisy,
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů v souladu s dotčenými právními předpisy.

Další základní informace o podmínkách a okolnostech zpracování osobních údajů v rámci společností ze skupiny Sev.en:

Správcem osobních údajů je vždy ta společnost ze skupiny Sev.en, jíž byly osobní údaje v rámci vzájemného styku poskytnuty nebo která je od subjektu údajů získala k naplnění příslušného účelu.

Společnosti ze skupiny Sev.en zpracovávají pouze osobní údaje nezbytné pro poskytování příslušných služeb v rámci vzájemného obchodního či jiného styku. Jedná se zejména o identifikační a kontaktní údaje příslušného subjektu údajů.

Účel a právní základ pro zpracování získaných osobních údajů vždy závisí na povaze vzájemného vztahu. Účelem zpracování osobních údajů bude zejména vzájemný styk se zákazníky a obchodními partnery, realizace práv a povinností z příslušných smluvních vztahů, řádné plnění účetních a daňových povinností, evidence obchodních smluv a plnění dalších povinností vyplývajících pro společnosti ze skupiny Sev.en z obecně závazných právních předpisů.

Veškeré osobní údaje získané některou společností ze skupiny Sev.en budou vždy uchovávány pouze po nezbytně nutnou dobu. Kritéria použitá pro stanovení doby uložení osobních údajů závisí na povaze vzájemného vztahu mezi dotčenou společností ze skupiny Sev.en a příslušným subjektem údajů. Obecně uchováváme údaje po dobu jednoho kalendářního roku od doby, kdy pominul účel pro jejich zpracování. V řadě případů je však délka uchování příslušných osobních údajů stanovena přímo právními předpisy (zejm. daňové předpisy, pracovněprávní předpisy, archivační a skartační řády apod.). Osobní údaje, které jsou zpracovávány na základě souhlasu subjektu údajů, jsou uchovávány po dobu, po kterou je příslušný souhlas subjektu údajů platně udělen.

Kontaktní údaje:

Veškerá práva související s ochranou osobních údajů a jejich zpracováním stejně tak jakékoli dotazy nebo připomínky lze uplatnit:

• elektronicky na e-mailové adrese: ,
• písemně na korespondenční adrese skupiny Sev.en: V Celnici 1031/4, 110 00 Praha 1
• osobně v zaměstnaneckých centrech společností skupiny Sev.en

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních skupina Sev.en poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Skupina Sev.en je oprávněna lhůtu v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit až o dva měsíce. O prodloužení, včetně uvedení důvodů, skupina Sev.en bude dotčený subjekt bez zbytečného odkladu informovat.

Podněty či stížnosti ve věci zpracování osobních údajů lze rovněž uplatnit u příslušného dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. č.: +420 234 665 111, webové stránky www.uoou.cz.